0 4536

Я к вам пишу. Правила деловой интернет-переписки

Во многом из-за того, что сейчас даже деловая переписка уходит в социальные сети, правила этикета зачастую нивелируются или просто игнорируются. А ведь это может иметь пагубные последствия как для имиджа делового человека, так и для его бизнеса.

Деловые письма должны исключать сарказм или иронию в выражениях.
Деловые письма должны исключать сарказм или иронию в выражениях. © / Фото из открытых источников

Основные правила, которыми не следует пренебрегать:

Тема письма

Все начинается с темы. Увидев ее, получатель решает: открывать письмо или нет. Тема должна быть четко сформулирована, чтобы адресат понимал, о чем пойдет речь в письме.

Без «заек»

Отправляйте письма клиентам или партнерам только с рабочей почты. Но если уж так вышло, что нужно ответить с личного электронного адреса, то назовите его правильно - пусть это будут ваши имя и фамилия. Ни в коем случае не используйте адреса, которые не подходят для деловой переписки - никаких бэби@ или зайк@.

Персонализация

Если вы пишете конкретному человеку, то обращайтесь к нему по имени (имени-отчеству). Так вы покажете свое уважение к нему. Приветствие не стоит усложнять пассажами вроде «Доброго утречка», «Доброго времени суток». «Здравствуйте» - вполне надежный вариант.

Тон письма

Когда вы работаете с коллегой на протяжении нескольких лет, между вами складывается неформальный стиль коммуникации. При общении с новым потенциальным клиентом тон следует сменить на деловой и уважительный.

Такая трансформация стилей общения также очень важна при написании email-писем. Будьте всегда в курсе того, кем является ваш адресат, чтобы не испортить сложившиеся отношения некорректным обращением.

Всегда обращайтесь только на «вы», будьте вежливы и соблюдайте официально-деловой стиль общения.

Грамматика

При наличии грамматических ошибок в email-письмах вы фактически заявляете получателю о том, что необразованны, невнимательны, не слишком корректны.

Чем может грозить допущенная грамматическая ошибка? В большинстве случаев это приводит к тому, что клиент признает вас некомпетентным только из-за плохо составленного предложения. Также он может сделать вывод, что вы просто не готовы работать с новой организацией.

Уделяйте больше внимания проверке сообщений на наличие ошибок. Да, вы потратите больше рабочего времени, но это спасет вас от ухудшения имиджа компании и вашей личной репутации в глазах коллег и руководства.

Юмор

Его лучше не употреблять в деловой переписке. За исключением случаев, когда вы знаете собеседника достаточно хорошо. Учтите еще и то, что люди воспринимают юмор по-разному: фраза, смешная для вас, не обязательно развеселит адресата. Кроме того, шутить в письменной форме тоже надо уметь: человек не видит вашего лица и не слышит ваших интонаций, которые зачастую и делают шутку шуткой. И, уж конечно, в деловой переписке не должно быть никаких эмотиконов и смайликов.

Ответ

Старайтесь всегда отвечать на полученные email-письма, особенно если отправитель работает в той же отрасли, что и вы. Это считается хорошим тоном и правилом этикета в email-маркетинге. Отвечайте даже в том случае, если письмо было отправлено вам по ошибке, но отправитель ожидает ответа.

Вычеркнуть навсегда

Деловые письма должны исключать сарказм или иронию в выражениях, неуместный юмор, неформальный язык, сплетни или так называемую «воду» (указывайте только четкие факты и цифры).

Бонусный совет: если вы взволнованы или рассержены, не отвечайте на письма сразу. Составьте письмо, поставьте точку, но пока не отправляйте. Прогуляйтесь, подышите, вернитесь на рабочее место и перечитайте письмо.

Загрузка...
Загрузка...

REDTRAM
NNN
Оставить комментарий
Вход
Комментарии (0)

  1. Пока никто не оставил здесь свой комментарий. Станьте первым.


Все комментарии Оставить свой комментарий
Газета

Подписка


Актуальные вопросы

  1. Нужно ли платить подоходный налог, если в 2018 году продал офис?
  2. Надо ли подавать налоговую декларацию, если в 2018 году продал квартиру?
  3. Почему говядина в СССР стоила дешевле колбасы и курицы?

Бизнес-форум

REDTRAM
NNN

Новое на AIF.by